Gönül Dergisi | Kültür ve Medeniyet Dergisi Gönül Dergisi
Protokol denildiğinde çoğu insan sadece resmî törenlerdeki sıra düzenini düşünüyor. Ancak protokolün kapsamı bundan çok daha geniş, değil mi? Günlük hayatımızda bile farkında olmadan uyguladığımız protokol kuralları var mı?
Toplumsal yaşamda özel alan, sosyal alan ve kamusal alan olmak üzere üç yaşam alanı vardır. Özel ve sosyal yaşam alanlarında görgü ve nezaket kuralları, kamusal (resmî) alanda protokol kuralları uygulanmaktadır. Protokolün çok çeşitli tanımları vardır. Protokol kurallarının geniş anlamda tanımı ise kamusal ve toplumsal yaşamdaki; bütün etkinliklerde ve törenlerde, resmî ilişkilerde ve görüşmelerde, yazışmalarda ve toplantılarda, kabul ve ziyaretlerde davet ve ziyafetlerde yöntem ve biçim yönünden uyulması gereken kurallar bütünüdür. Protokol ve görgü kurallarında da benzer kurallar bulunduğundan ve protokol kurallarının geniş tanımından da anlaşılacağı gibi protokol kuralları resmî törenlerin dışında kamusal, sosyal ve özel yaşam alanlarında da uygulanmaktadır.
İş dünyasında doğru protokol uygulamaları kariyeri nasıl etkileyebilir?
Toplumsal yaşamın diğer bir alanı olan iş dünyasında da bireyler arasındaki sosyal ilişkilerde selamlama, birbirlerine göre duruşları ve konumlarındaki bireyler arası öncelikler, hitaplar başarıya etki eden faktörlerdir. Bu nedenle protokol ve görgü kurallarının uygulanması iş dünyasında da önem arz etmektedir.
Protokolde “önde gelim” kavramı oldukça önemli. Ancak bazen bu sıralama karmaşık olabiliyor. Örneğin, farklı kurumlardan gelen üst düzey yöneticiler bir araya geldiğinde nasıl bir öncelik sıralaması uygulanıyor?
Protokol uygulamalarında en sık yaşanan sorun önde gelme ve öncelikler sırlamasıdır. Bu konuda kurallar anlaşılır olmasına rağmen uygulamada sorun yaşanmasının nedeni ilgili kişiler tarafından bu kuralın yeterince bilinmemesi veya yanlış uygulanmasıdır. Protokolde önde gelme sırası; unvan ve rütbelere göre, önce gelme sırası ise kıdemlere (kıdem tespit edilemiyorsa) alfabetik sıraya göre belirlenir. Protokolde sıralamalar; yürürlükte olan Devlet (Başkent) Protokol Listesi, başkent dışındaki illerde İl Protokol Listeleri, ilçelerde İlçe Protokol Listelerinde bulunmaktadır. Uygulamada mülki ve yetkili amirler tarafından gerektiğinde inisiyatif kullanılmaktadır. Örneğin, ilçede yapılan Millî bayramda Kaymakam tarafından İlçe Milli Eğitim Müdürünün tören düzenleyen kurumun yetkilisi olarak kendisine yakın konumda olmasını isteyebilir. Çünkü programla ilgili talimatlar vermesi gerekebilir. Mülki amire mevzuatla verilen bu yetkinin kullanılması ile İlçe Millî Eğitim Müdürünün, bakanlıkların sıralamasında 11. Sırada olması gerekirken ilk sırada olması yanlış değildir. Kuralları bilmeyenler tarafından yanlış değerlendirilebiliyor.
Makam odalarındaki oturma düzeni, araç protokolü gibi detaylar çoğu kişinin gözünden kaçabiliyor. Bu tür ince detayların önemi nedir?
Makam odalarındaki oturma ve resmî araçlarda bulunma düzeni ile ilgili kuralları bilmek ve doğru uygulamak önemlidir. Bu konuda gereken özen gösterilmez ise kişiler bulundukları konuma göre değerlendirildiğinden üçüncü kişilerin yanlış anlamasına ve davranışta bulunmasına neden olabilir. Örneğin resmî araçlarda arka sağ koltuk makam koltuğudur. Bu koltuğa makam sahibi dışında kişi oturursa yanlış olur. Makamda da oturma sırasında kuralara uygun davranılmalıdır. Kişiler bulunduğu konuma göre değerlendirildiğinden yanlış oturmalar yanlış anlamaya neden olur. Örneğin, ikili pozisyonda üstler sağda, astlar solda olur. Üçlü pozisyonlarda üst ortada, diğerleri önde ve önce gelme sırasına göre sırasıyla sağda ve solda olur.
“İnsanlar makam odalarındaki eşyalarla oynamazlar.” diyorsunuz. Bu gibi ince detayların protokoldeki önemi nedir? Bu tür kuralların ihlali ne gibi sonuçlar doğurabilir?
Makama gelen konuk ve ziyaretçiler makam sahibi tarafından kendileri ile ilgilenilmesini önemserler. Konuk veya ziyaretçiler konuşurken makam sahibinin başka şeylerle meşgul olması kendisi ile ilgilenilmediği anlamına neden olur. Konuklar isteğinin yerine getirilip getirilmediğinden çok kendisine gösterilen ilgiden etkilenir. Toplumsal ilişkilerde üslup önemlidir. Sadi Şirazi’nin dediği gibi “Yanlış üslup doğru sözün celladıdır.”
Protokolde beden dili ve mimiklerin önemi nedir? Özellikle farklı kültürlerden insanların bir araya geldiği ortamlarda, yanlış anlaşılmalara yol açabilecek beden dili hareketleri var mıdır?
Yapılan araştırmalara göre başarılı bir iletişime ses tonu, bilgi ve beden dili etki etmektedir. Bu etkenlerden yaklaşık olarak %10 bilgi, %30 ses tonu %60 beden dilidir. Bu nedenle iletişimde ne söylediğimizden çok nasıl söylediğimiz önemlidir. Farklı kültürlerdeki insanların bir araya geldiği ortamlarda bazı beden dili hareketleri yanlış anlaşılabilir. Beden dili korku, kızgınlık, mutluluk, üzüntü ve şaşkınlık gibi ifadelerde benzerlik gösterir. Ancak bizim dışımızdaki kültüre ait olanı anlamayı zorlaştıran, bizden olanı daha kolay ve rahat anlaşılır yapan kültürel ayrıntılar ve farklılıklar bulunur. Örneğin, iletişim sürecinde evet ya da hayır demek için baş sallama hareketi, kültürden kültüre farklı anlamlar taşıyabilmektedir. Avrupa kültürlerinde hayır ifadesi başı sağa sola sallama ile Türklerde ise başın yukarı doğru itilmesi ile yapılmaktadır.
Protokolde beden dili ve kıyafet seçimi de önemli unsurlar. Bir yöneticinin veya kamu görevlisinin beden dili ve kıyafeti ile verdiği mesajlar nelerdir? Bu konuda yapılan en yaygın hatalar nelerdir?
Toplumda itibar görmenin önemli unsurlardan birisi kişinin kıyafetidir. İnsanlar kıyafeti ile karşılanır, düşünceleri ile uğurlanır. Kıyafet tek başına yeterli olmayıp davranışların da uyumlu olması gerekir. Mevlânâ’nın “Nice adamlar gördüm üzerinde elbise yok, nice elbiseler gördüm içinde adam yoktur.” sözü çok anlamlıdır. Protokolde bireyler önce kendisini, sonra mensubu olduğu kurumu temsil eder. Bu nedenle toplumda insanlar önce bireyin kıyafetine bakarak ilk izlenimi edinirler. Kıyafet topluma girişte bir anahtar görevi gibidir. Kıyafetinin uygunluğu yanında davranışları da uygunsa temsil görevinde başarıyı yakalamış olurlar. Kıyafet özgürlüğü anlayışı ile mesleğine, kurumuna, bulunduğu topluma yakışan kıyafete özen göstermeyenler yadırganır ve ilgi görmezler. Örneğin resmî bir davette kıyafet özellikleri belirtilmiş veya resmî törenlerde belirlenmiş kıyafetler olmasına rağmen bu özellikler uymadan davete katılmak uygun olmaz.
Teknolojinin hayatımıza bu kadar entegre olduğu günümüzde, dijital ortamlarda da uyulması gereken protokol kuralları oluştu mu? Örneğin, video konferanslarda veya sosyal medyada dikkat etmemiz gereken yeni protokol unsurları nelerdir? Teknolojinin gelişmesiyle birlikte iletişim şekillerimiz de değişiyor. Örneğin, e-posta ve anlık mesajlaşma uygulamaları hayatımızın bir parçası haline geldi. Bu yeni iletişim kanallarında uyulması gereken protokol kuralları nelerdir?
Protokol kurallarının uygulanmasında alanların dijital veya yüz yüze olması fark etmeksizin her alanda uygulanmaktadır. Örneğin, telefon görüşmelerinde astlar üstleri sekreter aracılılığı ile aramamalı kendisi direkt aramalıdır. Telefonu açan kişi kapatmalıdır ancak kim açarsa açsın üstler kapatmadan astlar telefonu kapatmamalıdır. Elektronik iletilerde video konferans gibi faaliyetlerde protokol kuralları uygulanmaktadır. Hitabet, takdim, konuşma sırası vb. kurallar burada da geçerlidir. Sosyal medya kullanımında özellikle kamu görevlileri mensubu olduğu kurumun bir temsilcisi olduğunu ve olumsuz paylaşımlarının sonuçlarının kurumuna da yansıyacağını unutmamalıdır.
İletişimde “ben dili” ve “sen dili” kavramlarından bahsediyorsunuz. Bu iki yaklaşımın profesyonel hayatta ve özellikle yönetici-çalışan ilişkilerinde nasıl bir etkisi olabilir?
İletişimde sen dili sen ile başlar ve sen ile biter. İnsanlar “sen” iletilerini duymaktan hoşlanmazlar. Bunlar ilişkiye zarar verme riski taşır. Kişiler aşağılandığını ve suçlandığını hisseder. Ben dili ise ben ile başlar ben ile biter. Bir iş için emir vermek yerine rica etmek daha olumlu etki yapar. Örneğin, bir amir maiyetindeki görevliye; “Şu işi yap!” ifadesi yerine “Şu işi yapmanı rica ediyorum.” ifadesini kullanırsa daha uygun olur. Protokol kurallarında “Rica Etmek Emretmek”, “Arz Etmek Talep Etmektir”. Üstlere arz edilir, astlara rica edilir. Üsluplar uygun olursa ilişkilerde ve iş hayatında herkes mutlu olur. Göreve geç gelen bir kişiye “Neden geç kaldın?” demek yerine “Neden geciktiğin merak ettim.” demek daha uygun olur.
“Protokolde %99 başarı, başarısızlıktır.” diye ilginç bir ifadeniz var. Bu ifadeyi biraz açabilir misiniz? Protokolde mükemmeliyetin bu kadar önemli olmasının nedenleri nelerdir?
Hangi alanda olursa olsun yapılan doğru işlerden çok hatalar gündem olur ve zaman geçse de olumsuz etkisini gösterir. Yapılan 99 doğru iş hakkında pek konuşulmazken yapılan 1 hata hep konuşulur. Bu nedenle protokolde %99 başarı, başarısızlık sayılır. Etkinlikten protokol hatası nedeniyle memnun kalmayan 1 kişi bu hatayı her yerde her zaman dile getirir ve olumsuz etki oluşturur. Bu nedenle beklenmedik olaylar dışında protokolde hata yapmamaya gayret edilmelidir.
Protokol kuralları genellikle resmiyet ve ciddiyet ile ilişkilendiriliyor. Peki, protokolde mizahın yeri var mı?
Protokol uygulamalarında katılımcılardan en üst düzeyde olan kişi tarafından resmiyet dışına çıkılarak mizah yaptığı görülebilmektedir. Ancak genelde mizah olmaz. Astların mizah yapması hoş karşılanmaz.
Kriz yönetimi durumlarında protokol kuralları nasıl değişiyor? Örneğin, doğal afetler veya pandemi gibi olağanüstü durumlarda hangi protokol kuralları esnetilebilir veya tamamen değiştirilebilir?
Kriz yönetiminde de protokol kurallarından karar verme yetkisi etkisini göstermektedir. Örneğin, bir ilde meydana gelen afetlerde en üst yönetici olan ilin valisi yönetimde yetkilidir. Bakan geldiğinde inisiyatif bakan tarafından kullanılmakta, birden çok ili kapsayan afetlerde koordinasyon görevi verilerek yönetim ve koordinasyonu sağlamakla görevlendirilmektedir. Duruma ve koşullara göre uygulamada, kurallarda değişiklikler yapılabilmektedir.
Günümüzde “kapsayıcılık” kavramı birçok alanda öne çıkıyor. Geleneksel protokol kuralları ile modern kapsayıcılık anlayışı arasında bir çatışma yaşanıyor mu? Bu iki kavram nasıl dengeli bir şekilde bir arada var olabilir?
Kapsayıcılıkta tüm bireylerin değer ve saygı gördüğü, desteklendiği ve katkılarına önem verildiği bir iş yeri ortamı oluşturmayı tanımlandığından her bireyin gelişim, ilerleme ve iş yeri kültürüne katılım fırsatlarına eşit erişime sahip olmasını amaçlamaktadır.
Kurumlardaki protokol yönetiminde de sadece bir grubun değil, her kademedeki tüm bireylerin ve toplumdaki vatandaşların da bu konuda eğitilmesi ve bilgilendirilmesi için eğitim programları düzenlenmesi kapsayıcılığı sağlayacaktır. Resmi ilişkiler dikkate alındığında resmî ve özel kurumlarda görev yapanların protokol konusunda bilgilendirilmeleri yanında toplumdaki herkesin bilgilendirilmesi gerekir.
Son olarak, gelecekte protokol kurallarının nasıl evrilmesini bekliyorsunuz? Değişen toplumsal normlar protokol uygulamalarını nasıl etkileyebilir?
Protokol kurallarının zamanla geliştirilmesi ve değiştirilmesi mümkün olabilir. Her ülkede protokol yönetiminden sorumlu kurumlar ve mevzuat vardır. Ülkemizde de protokol yönetiminden Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğü sorumludur. Ulusal ve uluslararası alanda uygulanacak protokol kuralları Dış İşleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğünün görüşü ve Cumhurbaşkanımızım onayı ile uygulanır.
